بهره گیری از ظرفیتهای خرد جمعی و جلب مشارکتهای مردمی، یکی از اصول حاکم بر نحوه مدیریت محبان میباشد با همین رویکرد بنیانگذاران محبان از همان ابتدا جمعی از زائران بیتاللهالحرام بودهاند که با اندیشههای سازنده خود، خیریه را تاسیس نموده و آن را به سوی سازمان متعالی رهنمون ساختهاند.
نام این افراد عبارت است از: آقایان ابوالفتح تقیزاده، جواد بصیرانی، سیدامیر آذرنیا، نعمتاله عبدالهی، علی اعرابی، محمد مهجوری، مجید جوزی، حجت سروی، محمدجعفر درخشان
اختیارات هیات امنا که در اساسنامه به تفصیل آمده است عبارت است از:
1ـ انتخاب اعضای هیأت مدیره و بازرسان
2ـ استماع و رسیدگی به گزارش هیأت مدیره و بازرسان
3ـ تعیین راهبردها، اهداف و خط مشیها
4ـ بررسی و تصویب و یا رد پیشنهادهای هیأت مدیره
5ـ رسیدگی و تصویب ترازنامه و بیلان و تعیین و تصویب بودجه
6ـ تامین مبالغ برای جبران زیان احتمالی
7ـ اصلاح اساسنامه و تصویب آن به جز موادی که مربوط به اهداف و مدت ادامه کار خیریه میباشد.
8ـ تصویب تغییرات اساسنامه به جز موادی که مربوط است به اهداف و مدت ادامه کار خیریه
9ـ بررسی، تصویب و یا رد پیشنهاد ادغام و یا انحلال خیریه
10ـ تغییر در میزان سرمایه خیریه و تامین منابع برای جبران زیان احتمالی
11ـ هر گونه تغییر در ماهیّت خیریه